Деловые переговоры: виды, правила и примеры проведения

Тонкости поведения

В эпоху глобализации, интернета и быстрых способов перемещения все более распространенными становятся деловые связи с другими странами и народами. Несмотря на всеобщее стремление к толерантности и формированию общего, всемирного делового протокола, следует уважать национальные и культурные традиции других народов. Некоторые поведенческие паттерны схожи, но есть и имеющие серьезные различия, порой затрудняющие коммуникацию. Например, для европейца затруднительно понять тонкости японского этикета и, в частности, японский вежливый отказ, звучащий как уход от прямого ответа.

Впрочем, искусство переговоров в принципе базируется на умении понимать и чувствовать нюансы психологии и состояния собеседника. Каждая беседа уникальна и развивается по собственному оригинальному сценарию. Недостаточно просто поставить цель и достичь ее. В конце обязательно следует провести детальный анализ произошедшего, понять, что сработало, а что нет, какие были допущены ошибки, а что помогло прийти к компромиссу.

Опытного мастера отличает умение не только соблюсти протокол и достичь цели, но и дифференцировать типы переговоров и действовать сообразно им.

Однако окончательную, финальную точку ставит не договоренность и подписание сделки, а ее качественное и своевременное исполнение

Часто этот последний, заключительный этап переговоров незаслуженно обделен вниманием. Не стоит забывать, что именно так формируется деловая репутация бизнесмена или компании, а это та самая неизмеримая, но существенная величина, которая неизменно скажется на всех последующих переговорах и сделках

Формируется репутация и в самом процессе коммуникации, оказывая как дополнительное положительное, так и противоположное, в случае неуважения к собеседнику или нарушения протокола, влияние.

Что делать после?

После проведения переговоров следует закрепить полученные договоренности. Возможно подписание контракта или соглашения сразу. Если получены договоренности о взаимном сотрудничестве на продолжительное время, то следует назначить ответственных специалистов со всех сторон, которые будут проводить мероприятия и контактировать между собой.

Переговоры в бизнесе представляют собой процесс достижения требуемых договоренностей или решение различных вопросов. Они могут происходит в разной форме и с применением тактических приемов. После их окончания, следует закрепить полученные соглашения.

Об атмосфере переговоров

Теперь несколько замечаний об атмосфере, в которой происхо­дят переговоры. Она может сказать многое человеку, обладающе­му здоровым скептицизмом. Старайтесь избежать окончательного решения и не давайте согласия на сделку, если:
а) обстановка переговоров слишком пышная;
б) вокруг слишком много незнакомых лиц;
в) это слишком далеко от Вашего местожительства;
г) люди слишком любезны;
д) название должности, которую имеет Ваш партнер по пере­говорам, выглядит слишком элегантно.
Если дело выглядит слишком привлекательным, то вспомните старый, но нестареющий совет: «Если условия сделки выглядят настолько заманчивыми, что даже не верится, то и не верьте».

Не забывайте о Кирилле и Мефодии

Время от времени Вам неизбежно приходится вступать в деловые отношения с каким-нибудь рубахой-парнем, который станет говорить, что никакой контракт ему не нужен и Вашего слова достаточно. Возможно, так оно и есть, но его-то слова обычно недостаточно. Никогда не заключайте никаких сделок без документального подтверждения, каким бы дружелюбным и честным не выглядел ваш партнер. Это правило сэкономит Вам немало денег, и, что может быть еще более важным, избавит Вас от разочарования в роде челове­ческом. Помните, что самый важный пункт любого контракта в нем отсутствует. Речь идет о том, чтобы иметь дело только с честными людьми. Собранная информация поможет Вам не ошибиться в выборе де­лового партнера. Кроме того, включайте в договоры пункты, за­крепляющие Ваше право проверять у Ваших партнеров все их книги и отчеты, в том числе и документацию об уплате налогов, корреспонденцию и т.п., имеющие отношение к данному соглаше­нию. Как только в договор вносится такой пункт, люди, имеющие склонность к махинациям, обычно воздерживаются от его заключения.

Более расширенную информацию по особенностям ведения переговорного процесса можно получить, посетив тренинги по переговорам.

Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:

• Успешные деловые переговоры
• Профессиональное ведение переговоров

Этапы ведения деловых переговоров: ни шагу назад

Второй этап без преувеличения можно назвать самым важным, ведь именно в его рамках происходит общение заинтересованных в переговорах сторон. Нельзя не подчеркнуть большую роль каждого отдельного элемента этапа переговоров, не уступающую по ответственности стадии подготовки.

Практики переговоров давно выработали оптимальную схему их ведения. Поэтому не стоит менять промежуточные стадии описанной ниже схемы местами.

Начало процесса переговоров

Перед началом переговоров начальствующее лицо представляет участников переговорного процесса и объявляет о начале дискуссии. Затем оппоненты могут внести идеи и предложения по организационным моментам, откорректировать и дополнить процесс. Кроме того, участники должны четко обозначить свою точку зрения по будущей сделке. Данная информация послужит базой для дальнейших организации и ведения переговоров.

Определение спорных вопросов и формулирование повестки дня

Одна из задач участвующих в переговорах людей – прийти к пониманию, что они работают над общей проблемой. Кроме того, они должны учитывать интересы противоположной стороны, а для этого сначала нужно их осознать. Вырабатывается определенный темп: выделяется время для обсуждения возникших вопросов, мнение по которым у оппонентов не сошлось. Каждая сторона собирает дополнительные сведения путем фиксации озвученной информации. По собранной информации потом формируются списки уточняющих вопросов.

Определение основополагающих интересов участников

Этот промежуточный этап нужен для того, чтобы стороны получше узнали потребности и интересы друг друга

В процессе общения особое внимание уделяется спорным моментам, детализируются требования по ним, получается уточняющая информация.

Преследуется цель свести к минимуму недопонимание между участниками, упростить поиск оптимального решения обозначенных проблем для обеих сторон и прийти к соглашению в оптимальные сроки. Полученная в ходе этапа информация помогает оппонентам лучше понять интересы партнера, а также выработать новые формы взаимодействия и дальнейшие шаги для максимально плодотворного сотрудничества.

Разработка вариантов предложений, на которых может быть основана договоренность

Результатом работы на предыдущих этапах должна стать информация, на основе которой приступают к выработке вариантов условий будущего соглашения

Главные вопросы и проблемы требуется прояснить еще на подготовительных этапах. При этом нужно всё делать так, чтобы ни одному варианту пока не отдавалось предпочтения и не уделялось больше внимания. Если есть необходимость, вырабатывается обобщающий документ, содержащий потребности участников, критерии, которые непременно нужно учесть в итоговом соглашении, и принципы, обязательные для всех заинтересованных сторон.

В ходе обсуждения иногда выясняется, что некоторым вопросам не уделили достаточно внимания. Тогда возвращаются к ним и обсуждают еще раз, разбивая сложные проблемы на более простые. Все это помогает создать множество вариантов решения вопросов. В дальнейшем будет выбран тот вариант, который соответствует интересам участников и не противоречит условиям переговоров. Если переговоры жесткие, то все проходит несколько иначе. Однако разберем эту тему отдельно.

Приемы переговоров по телефону

При личном контакте видна эмоциональная реакция собеседника. Поэтому переговоры по телефону — только часть коммуникации. Этот вид делового общения приемлем в случае, если встреча с представителями второй стороны пока невозможна. Телефонные переговоры требуют концентрации и тщательной подготовки. Необходимо:

• Составить список тем, предназначенных для обсуждения, чтобы избежать упущений.
• Делать заметки во время беседы или записать разговор.
• Говорить меньше, чтобы заставить другую сторону сообщить больше сведений.
• Подтвердить достигнутые соглашения, повторив их вслух еще раз.

Для успешной коммуникации по телефону следует оставаться полностью вовлеченным процесс, не начинать разговор, если время ограничено и нет четкой позиции по рассматриваемому вопросу

Не надо бояться перезванивать, если обнаружились ошибки в расчетах или есть необходимость вернуться к важному вопросу

Ведение переговоров по Джиму Кемпу: «нет» – лучшая стратегия

Автор книги «Сначала скажите «нет»» заявляет, что распиаренная специалистами тактика «выигрыш-выигрыш» – в основном является мифом. Ведь стороны в ходе беседы обязательно найдут решение, выбрав какой-то вариант («выигрыш-проигрыш» либо «проигрыш-проигрыш»). Что касается первого из них, его часто использует более сильная сторона. Она продавливает слабого соперника, внушая ему, что сделка обоюдовыгодна и нужно лишь немного уступить, тогда все будут «в шоколаде».

Второй вариант —компромиссный, когда обе стороны делают уступки с одной целью – любым способом заключить сделку.

Опытные переговорщики видят вашу потребность и пользуются этим в своих интересах. Зная ваше положение, они выжмут из компании все соки. Вдобавок настоящий мастер переговоров искусно создает нужду: он может обещать партнеру золотые горы, потрясающие сделки и блестящее будущее для бизнеса. Обычно эти люди говорят, что такой козырь выпадает только раз и даст вам шанс «сделать карьеру». Но позже они меняют изначальные условия, просят особых привилегий и др.

Чтобы направить ваше мышление в верное русло, поменяйте слово «нужно» на «хочу». К примеру, «мне нужна эта машина» на «я хочу это авто», «мне нужно сделать звонок» на «я хочу сделать звонок», «мне нужен этот контракт» на «я хочу подписать этот контракт». Запомните, вы не нуждаетесь ни в чем! Исключение – вода, еда, воздух, крыша над головой, одежда и духовная пища. Остальные вещи вы хотите. Начинайте чаще думать и произносить слово «хочу».

Еще один момент: не говорите «может быть» и «да». Самое действенное «да» в стратегии ведения переговоров – это категорическое «нет». Только это слово может дать весомый результат – заставить ваших оппонентов включить мозги и взять на себя ответственность за сделку.

Если в ответ на свое предложение вы слышите «нет», то размышляете, почему вам отказали. То есть вникаете в проблемы деловой беседы.

Отказывая людям, вы меняете ход переговорного процесса. Уводите соперников от неконкретных «да» и более туманных обещаний в стиле «может быть». Последние вообще не проясняют никому из участников общего состояния дел

Произнося неопределенную фразу «может быть», вы бездействуете: не получаете важной информации и конкретной реакции.

К тому же слово «да» в начале фразы примерно то же самое, что «может быть». Оно означает эмоцию, а не утверждение. Еще важный нюанс: когда соперник произносит «да», он выбивает собеседника из колеи. Человек начинает волноваться, повышается адреналин и в этом состоянии он может наломать дров. То есть принять неверные решения, надеясь на удачное и быстрое завершение сделки. Но рассмотрены еще не все вопросы, поэтому решение придется изменить.

Отвечайте «нет» и мотивируйте оппонента поступать аналогично. Это принесет осмысленность в ваш диалог и подтолкнет процесс к успешному финалу

Как это сделать? Например, сказать следующую фразу: «Не думаю, что это важно. Если так, скажите «нет», и мы продолжим дальше»

Ваш оппонент не будет нервничать и разговор пойдет быстрее.

Ошибки в деловых переговорах

Рассмотрев некоторые основные рекомендации экспертов по поводу ведения деловых переговоров, полезно будет изучить выделяемые исследователями типичные ошибки, которые предприниматели порой склонны допускать в процессе коммуникаций. Прежде всего, следует, вероятно, отметить, что таковыми будут действия, противоположные описанным выше рекомендациям

Однако, поняв сущность ошибок, связанных с отмеченными нами ключевыми нюансами коммуникаций, полезно будет обратить внимание также и на следующие моменты

Деловые переговоры, как полагают эксперты, не должны быть инструментом выявления стороны, которая может быть носителем однозначно верной точки зрения. Если это так и есть на самом деле, то выявится естественным образом. Ошибкой многих предпринимателей является позиционирование себя как субъекта, мнению которого не может быть альтернативы.

Еще одна ошибка, которую выделяют эксперты, — подчеркнутое упрямство. Всегда есть возможность найти компромисс методами убеждения, но это очень трудно сделать, используя столь прямолинейную тактику.

Недопустим, считают эксперты, авторитарный стиль делового общения. Особенно если речь идет о сделках, которые с высокой вероятностью будут асимметричными. Редко бывает, чтобы поставщик долгое время оставался единственным. В условиях свободного рынка, как правило, можно найти альтернативные каналы получения желаемого продукта. И если в какой-то момент времени покупатель был вынужден пойти на менее комфортные условия и одновременно столкнулся с авторитаризмом партнера, во второй раз он у него уже ничего приобретать не захочет.

В числе распространенных ошибок, характерных для деловых переговоров, — уход от основной темы обсуждения. Даже если это происходит случайно, например, один партнер решил поинтересоваться у другого, где он любит путешествовать, вследствие чего тема диалога ушла в сторону туризма. В этом случае есть вероятность, что одна из сторон заподозрит другую в намерении запутать, ввести в заблуждение, склонить к доверию. Так или иначе будет затрачено время. Отклонение от темы может сыграть особенно негативную роль, когда ведутся коллективные переговоры. В таких случаях каждый из участников коммуникации, чтобы не почувствовать себя лишним в дискуссии, захочет высказаться на тему, не относящуюся к основной.

Справочная информация

ДокументыЗаконыИзвещенияУтверждения документовДоговораЗапросы предложенийТехнические заданияПланы развитияДокументоведениеАналитикаМероприятияКонкурсыИтогиАдминистрации городовПриказыКонтрактыВыполнение работПротоколы рассмотрения заявокАукционыПроектыПротоколыБюджетные организацииМуниципалитетыРайоныОбразованияПрограммыОтчетыпо упоминаниямДокументная базаЦенные бумагиПоложенияФинансовые документыПостановленияРубрикатор по темамФинансыгорода Российской Федерациирегионыпо точным датамРегламентыТерминыНаучная терминологияФинансоваяЭкономическаяВремяДаты2015 год2016 годДокументы в финансовой сферев инвестиционной

Функции переговоров

Эксперты выделяют несколько функций, которые выполняют деловые переговоры. В частности информационную, которая подразумевает взаимное исследование мнений сторон по тому или иному вопросу. Выделяется также коммуникативная функция, в рамках которой предприниматели находят новые точки соприкосновения интересов или, если это их первая встреча, обнаруживают самые очевидные перспективы взаимодействия. Есть координационная функция, подразумевающая принятие вспомогательных решений в аспекте основной стратегии сотрудничества. Есть контролирующая, в рамках которой стороны выясняют, как обстоят дела с выполнением партнерами взятых обязательств по состоянию на определенный момент.

Проведение деловых переговоров на выставках

Профессиональные выставки предполагают проведение неформальных переговоров в непринужденной обстановке. Любая форма общения на выставке позволяет решить сразу несколько задач:

• получить или передать необходимую информацию;
• найти новых деловых партнеров;
• рассказать о достижениях компании.

Современные выставочные комплексы оборудованы вместительными конференц-залами для комфортного ведения встреч.

Ещё интересные ссылки на статьи

Правила деловой переписки по электронной почтеДеловые совещания: виды, проведение, организация, подготовлкаДеловой этикет на зарубежных выставках

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Подготовка переговоров

Успех переговорного процесса в значительной мере определяется его подготовкой.

К ней относятся как организационные, так и содержательные составляющие. Поскольку спорные ситуации нередко возникают и в бытовой, и в деловой, и в межгосударственной сфере, вопросы соблюдения этикета всегда остаются актуальными. Нарушение установленных норм влечет негативные последствия.

Для того чтобы не допустить ошибок, стоит учитывать, что этикет деловых встреч и переговоров требует от участников переговоров вежливости и тактичности, соблюдения дресс-кода, а также положительного настроя и доброжелательности. Инициативу должна проявлять принимающая сторона. Начало беседы, заполнение неловких пауз, общее руководство беседой – ее прерогатива. К гостям необходимо относится как к партнерам, а не врагам.

Определение места и времени

Деловой этикет требует, что дата и точное время переговоров было оговорено ее участниками заранее. Согласовав их с партнером, нельзя опаздывать. Это создает негативный имидж и демонстрирует неуважительное отношение. Если избежать опоздания по каким-либо причинам избежать не удалось, необходимо принести извинения.

Назначать рабочие переговоры рано утром или в позднее время, а также во время обеденного перерыва не стоит. Лучшим выбором считается первая половина дня. Кроме того, серьезные деловые встречи обычно не назначают в последние недели года, когда многие заняты подведением итогов работы и финансовыми вопросами. Место встречи, например, в неофициальной обстановке или в переговорной офиса, выбирается таким образом, чтобы оно отражало общую концепцию.

Сбор и анализ данных, необходимых для переговоров

Подготовка к переговорам требует всестороннего изучения их темы.

По этикету количество участников встречи с каждой из сторон, а также их статус должны быть соразмерными. Каждая делегация должна иметь главу – человека, который принимает окончательные решения.

В преддверии встречи стоит продумать, какие информационные материалы могут оказаться полезными, так чтобы важная информация в печатном виде всегда была под рукой у каждого участника. Проекты договоров также необходимо готовить заблаговременно.

Составление плана переговоров, определение цели

Этикет деловых переговоров предусматривает не только решение организационных моментов, но и проработку содержательной стороны.

Стоит выбрать наиболее подходящий вариант ведения переговорного процесса, а также план действий на случай неудачи. Это повышает шансы продолжить обсуждение проблемы в будущем.

Наконец, в ходе подготовки надо определить проблемы, постараться разобраться в них. Например, готовить новую сделку можно долго, однако решение о ее заключении необходимо принимать быстро и немедленно реализовывать. План деловой встречи должен максимально охватывать актуальные вопросы, не ограничиваясь установлением времени и места переговоров.

Издержки ведения переговоров

Существует три типа издержек в переговорном процессе:

• Коммуникационные издержки подразумевают оплату труда переводчиков, если приходится иметь дело с иностранцами. Сюда же относится всё непонимание, вызванное отличительными чертами разных бизнес-культур.
• Далее идут издержки стратегического характера. Сюда относят расходы на оплату банкетов, приемов и обслуживание прибывших на мероприятие партнеров. Эти знаки внимания нужны для того, чтобы оппонент ощущал большое значение этих переговоров для второй стороны. Данная категория издержек может выражаться в значительных суммах, если переговоры продвигаются сложно, отсутствует взаимопонимание и приходится привлекать профессиональных посредников для разрешения споров.
• Далее следует категория издержек, возникающих при затягивании принятия решений, называемых еще альтернативными. Это убытки, которые понесут стороны, если будут затягивать переговорный процесс. Дело в том, что в некоторых случаях один из партнеров намеренно не спешит заключать соглашение, применяя такую стратегию с целью повышения уступчивости его оппонента.

Бывают и такие ситуации, когда самым лучшим решением в переговорах будет перенос их на будущее. За это время стороны должны отдохнуть, собраться с мыслями, успокоить эмоции. После чего они смогут успешнее с новыми силами закрепить достигнутый ранее прогресс в сотрудничестве, проанализировав все плюсы и минусы, принять итоговое решение.

Чем бы ни был деловой диалог для вас – риторический поединок, война или игра, дружеское общение – нужно соблюдать основные принципы ведения переговоров, испытанные вековой практикой. Это уважительное отношение к собеседнику, решимость в достижении своих целей, сочетающаяся с готовностью обсуждать все волнующие вопросы. Это вполне достаточный набор принципов для проведения успешных переговоров.

Основные принципы

Все существующие этапы и стадии переговоров подразумевают соблюдение перечисленных принципов:

• стороны имеют полную свободу действий в определении проблем и вопросов для обсуждения;
• имеют право на беспрепятственный обмен данными согласно статье 37 Трудового кодекса. В ней говорится о том, что участники обязаны предоставить все данные на протяжении двух недель, согласно запроса;
• стороны обязаны обеспечить сохранность тайн, как служебных, так и государственных, а также любых других, которые являются охраняемыми согласно законам;
• любые расходы и траты, которые были понесены в процессе, обязаны быть компенсированы согласно требований законов или по договоренности сторон обсуждения;
• сотрудники, которые принимают участие в указанных процедурах, имеют право на получение гарантий. Например, освобождение от трудовой деятельности с сохранением среднего дохода на период, которые установлен договоренностью участников, но не более трех месяцев. Действует запрет на привлечение работников к дисциплинарному взысканию, перевод или увольнение, согласно только решения руководства, если им не было получено разрешение другого органа, который уполномочил их на представительство.

Обратите внимание! В Трудовом кодексе указана максимальная длительность периода обсуждений. Она ограничена тремя месяцами

Последовательность

Даже в случае, когда у переговорщиков остались нерешенные вопросы или необходимость продолжать говорить, они обязаны подписать коллективное соглашение в срок, до трех месяцев. Тогда к договору должны прикладываться протоколы разногласий. Согласно их, можно начать делать процедуру запуска для построения новых переговоров. Позднее, указанные вопросы могут разрешаться согласно законодательства.

Тактика ведения переговоров в зависимости от выбранной стратегии

Способ проведения переговорного процесса предполагает применение разных приемов и методик для достижения важных стратегических задач. Тактику беседы определяют с учетом собственной позиции в предстоящих переговорах. Существует три вида позиций:

1. Сильная

   Вы с самого начала знаете, что будете сильнее оппонента. Допустим, вы являетесь инвестором и договариваетесь с ИП, который предложил вам для вложений капитала свой стартап.

2. Слабая

   Вы априори слабее собеседника. К примеру, вы как индивидуальный предприниматель идете в администрацию за разрешением на место для торговой точки.

3. Неопределенная

   Вы не определились со своей позицией – слабая она или наоборот. Допустим, вы – владелец фирмы и договариваетесь о партнерских отношениях с коллегой – таким же собственником, как и вы.

В первых 2 вариантах нужно сразу намечать стратегии ведения переговоров, учитывая значимость своей позиции. В последнем случае придется выбрать тактику уже в процессе разговора, когда поймете, на какой ступени вы стоите. Рассмотрим основные способы коммуникаций, распространенные среди переговорщиков в обоих случаях.