Работа в офисе

Служебный этикет: дни рождения и другие праздники

Не в каждой фирме принято устраивать шумные вечеринки. Если вы заметили, что и у вас на работе никто этого не делает, то не стоит выделяться со своим «меню из трех блюд» на день рождения. Если есть желание, можете просто угостить сотрудников шоколадом или домашним печеньем.

На большие праздники самым корректным решением будет скинуться на общий стол. Договоритесь о небольшой сумме, которую каждый положит в общую копилку, и назначьте человека, который займется закупками. Если в этот момент у вас не оказалось при себе наличных, попросите коллегу заплатить за вас. Однако не тяните с возвратом долга.

Если же, наоборот, вы заплатили за кого-то, кто не спешит возвращать деньги, можете деликатно намекнуть ему на это, например, вспоминая о прошедшем праздновании. Служебный этикет не позволяет брать денег в долг у своих коллег.

Порядок проведения и периодичность

Корпоративная культура

Корпоративная культура представляет собой сложившуюся в организации модель поведения сотрудников компании, общепринятую для всех работников. Она, как правило, является отражением основных ценностей, целей и задач, которые определяют политику фирмы. Формируется корпоративная культура отчасти стихийно, но при грамотном подходе руководства компании в значительной степени целенаправленно. Впрочем, обязательное для всех работников подчинение правилам корпоративного этикета — явление вполне логичное и естественное. Эти правила основаны на общепринятых принципах делового общения, и призваны обеспечить создание рабочей атмосферы, способствующей максимальной работоспособности сотрудников.

Вы и начальство

Правила делового этикета для подчиненных подразумевают дистанционное, нефамильярное обращение к руководящему лицу. Даже если начальница (начальник) — девушка или юноша лишь немного старше вас, стоит говорить «вы». Если вы находитесь в кабинете у руководителя, и к нему входит деловой партнер или другой начальник, остаться вам или выйти — должен решить он, если попросит вас выйти, в этом нет повода чувствовать себя ущемленным. Если когда-нибудь начальник оскорбит вас в присутствии посторонних, не отвечайте ему тем же. Если вы расстроены, не выскакивайте из кабинета, постарайтесь спокойно выйти и найти уединенное место, где можно успокоиться. Не обсуждайте случившееся с коллегами. Выяснить отношения с руководителем можно в нерабочее время, спокойно выслушав его пожелания и высказав свои претензии

Чем выше начальство, тем сложнее ваша роль, и в некоторых ситуациях важно помнить правила делового этикета. Если особо уважаемого человека надо проводить по коридору учреждения, вам необходимо открывать двери, чтобы пропустить важного гостя, а потом двигаться рядом с ним, отставая лишь на четверть шага

Если коридор разветвляется, вы должны будете изящным жестом указать ему направление. Если коридор петляет, можно сказать «Позвольте, я провожу вас» и тогда уже смело идти впереди.

Этикет и сервис

Знать правила этикета в бизнес-среде и сфере услуг очень важно. Сервис, в непростых условиях рынка и высокой конкуренции, играет огромную роль и может активно влиять на имидж и развитие организации

Каждый сотрудник является лицом компании, и нужно не просто знать правила, но и соблюдать их, работать над развитием культуры делового этикета. Вспомните, сколько раз вы лично не совершали покупок или сделок из-за некомпетентности сотрудника или его отталкивающего внешнего вида, невежливости или непунктуальности? Безусловно, очень многое зависит и от руководителя, и от каждого сотрудника, как говорится, «хочешь изменить мир — начни с себя».

Фото: Andreas Sjödin

Мне нравится статья!

18

Кабинет директора

Обычно при оформлении дизайнером помещений для сотрудников проблем не возникает. Трудности начинаются, когда дело доходит до кабинета руководителя.

Пример1. Бизнесмен захотел, чтобы стены офиса были девственно белыми, а также белая с золотом мебель. Он преследовал цель показать окружающим исключительную чистоту и роскошь.

С одной стороны, белые элементы в интерьере офиса – это отличный вариант, делающий пространство привлекательным и легким. Но офис, полностью белый, ассоциируется только с больницей. Бизнесмен спорил с дизайнерами до хрипоты, пока вымотанные до предела дизайнеры не сообразили сказать, что кабинет должен полностью соответствовать его хозяину, которому придется перейти только на белые костюмы. Заказчик чуть не взвыл – он не мог позволить себе белый цвет в одежде из-за своей комплекции. В итоге вопрос был решен в пользу дизайнеров и здравого смысла.

Пример 2. Деловая дама обратилась к дизайнерам и огласила свои требования: Рисунок на обоях должен быть цветочный и везде стоят горшки с цветами. Судя по всему, она была помешана на цветах. Дизайнеры намекнули, что это будет похоже больше на будуар, чем на кабинет. Но дама стояла на своем, доказывая, что это единственный способ создать замечательную интимную атмосферу, располагающую к разговорам по душам. Через полтора месяца мучений дизайнер отказалась вести этот проект.

Но в последнее время радует то, что заказчики все чаще прислушиваются к советам специалистов и доверяют их профессионализму.

Основные правила делового этикета

Делайте все вовремя. Опоздания, срывы дедлайнов недопустимы. Они расцениваются как неуважение к партнерам и непрофессионализм. Умение управлять своим временем – базовый навык делового человека. Если вы постоянно задерживаетесь, в вас не будут видеть надежного подрядчика или партнера.

Говорите и пишите грамотно. Не допускайте использования грубых слов, будьте аккуратны с просторечиями. Избегайте речевых ошибок, особенно в ударениях. Неправильное ударение режет слух и портит впечатление, как клякса на красивой открытке. Найдите в интернете список самых распространенных ошибок в ударениях и проверьте, не допускаете ли вы их.

Формулируйте мысли ясно и кратко. При этом пусть ваша речь будет живой. Не нужно изъясняться исключительно сухими шаблонами. Иногда от них даже лучше отказаться. «Довожу до вашего сведения, что онлайн-конференция состоится сегодня в 14-30. Явка обязательна». Такая формулировка сразу навевает скуку. Вместо этого можно написать: «Коллеги, сегодня в 14-30 онлайн-конференция. Всем быть!»

Тон речи или письма не должен быть слишком эмоциональным. Придерживайтесь спокойного и уверенного тона – и не ошибетесь.

Умейте слушать. Не перебивайте, не подбирайте за собеседника слова, не выказывайте нетерпения, даже если собеседник говорит медленно и то и дело сбивается. Наоборот, покажите свою готовность и желание выслушать его.

Уважайте тех, с кем работаете. Ваши клиенты и подчиненные должны чувствовать заботу о себе, а руководители – ваш искренний интерес к делу. Не игнорируйте вопросы клиента, даже если они не касаются проекта. Если вопросов много и они сложные, лучше предложите платную консультацию, объяснив, почему не можете ответить сразу. Не допускайте подхода «я свою работу сделал, дальше – не моя забота». Такое поведение будет воспринято крайне негативно. И наоборот, ваше искреннее желание помочь располагает людей к вам.

Соблюдайте конфиденциальность. Не разглашайте сведения, которые вас просили не распространять. Даже если договоренность была устная и NDA вы не подписывали.

Это базовые правила делового этикета и нормы общения на работе. Ниже мы рассмотрим рекомендации, которые касаются конкретных ситуаций: разговора по телефону, переписки по электронной почте, встреч и переговоров.

Нужно держаться подальше от сплетен

Потакать офисным сплетням может быть очень заманчиво, но стоит помнить, что следует держаться от этого подальше. Сплетни о коллегах не только портят их имидж в организации, но и говорят о том, что люди, которые их обсуждают, ничем не лучше.

Даже если любопытство завлекает, не стоит присоединяться к коллегам, которые обсуждают слухи о других людях. Особенно нужно воздерживаться от .

Можно ли обедать за рабочим столом?

Тут даже разговоров нет — обедать, конечно, за рабочим столом не стоит: еда пахнет, крошки летят, и это будет всех вокруг раздражать. Правда, выпить кофе или чай вы вполне имеете право, здесь офисный этикет не помеха.

Что это такое?

Этикет в России стал более жестко регулироваться и повсеместно внедряться еще при Петре I. В начале 18 века в нашей стране стали перенимать правила поведения с запада. Долгое время был поиск компромисса и внедрение подходящих для менталитета наших сограждан правил. Со временем этикет стал разделяться на светский, военный, религиозный и служебный.

Служебный этикет – это правила поведения в коллективе, которые выражаются в выполнении определенных требований профессионального общения в конкретной организации. Это наиболее часто встречающее определение или понятие делового этикета.

Особенности отношений

В служебном этикете прописаны особенности отношений между каждой категорией сотрудников.

Руководителя и подчиненного

Сотрудник должен уважительно относиться к руководителю, не питать к нему негативных эмоций и общаться с ним только в рамках деловых отношений. Нельзя фамильярничать с начальником. Руководитель в свою очередь должен заботиться о работниках, профессионально урегулировать ситуации конфликтов, стараясь создавать в коллективе приятную атмосферу, располагающую к добросовестному выполнению рабочих обязанностей.

В новом коллективе

Представить нового работника коллективу должен руководитель. Сотрудники должны проявить дружелюбие, познакомить новенького со всеми особенностями работы и внутренним сводом правил поведения. Не стоит посвящать его во все секреты личных взаимоотношений между коллегами, пусть человек сам разберется, что к чему.

Новичку следует присмотреться к коллективу и уловить особенности общения, установленные в этом маленьком обществе. Ему нужно учитывать правила «игры», чтобы быстрее «влиться».

Между подчиненными

С сотрудниками, занимающими должность того же уровня, необходимо быть всегда вежливыми и доброжелательными. Не стоит устраивать конфликты на пустом месте. Старайтесь заслужить доверие у коллег, искренне радуйтесь за их успехи, не отказывайте в незначительных просьбах о помощи. Фамильярничать также не стоит, если вы явно видите, что сотруднику подобное поведение не нравится.

Между мужчиной и женщиной

На работе советуют забыть о своей половой принадлежности, здесь нет места разделениям по полу и возрасту, имеет значение только занимаемая должность. Однако это не значит, что мужчины должны совсем забыть о том, что они являются представителями сильного пола.

Если мужчина подаст даме пальто или поможет донести тяжелую сумку, это будет только приветствоваться. Женщинам не стоит требовать привилегий от работников мужского пола.

Как создать безопасный офис: памятка владельцу

Обустраивая офис, важно одновременно придерживаться множества норм и правил. Для этого придется изучить:

• требования пожарной безопасности;
• Трудовой кодекс;
• СНиПы, ГОСТы;
• СанПиН.

Так как государство жестко следит за безопасностью сотрудников на рабочем месте, нельзя упускать из виду даже мельчайшие детали, иначе вас могут оштрафовать, а работу компании приостановить на срок до девяноста дней. 

Если нет времени и желания разбираться в многочисленных документах, поручите это специалистам. Например, дизайнеры нашей студии, проектируя помещения, учитывают все требования законодательства к рабочим офисным местам: 

• тщательно изучают помещение;
• подбирают подходящие материалы и мебель;
• продумывают, как грамотно все разместить в офисе. 

Все данные мы подробно расписываем в альбоме рабочей документации по проекту. Например, всегда включаем план расстановки светильников и расчет освещенности, выполненный в программе DIALux. Учитываем нормы для каждого помещения: от больших офисов со свободной планировкой до архивов и кладовых.

В таком формате наши клиенты получают светотехнический расчет офиса. По нему видно, насколько будет освещена каждая зона.

Подбирая подходящие материалы для отделки, мы не только ориентируемся на нормы законодательства, но и исходим из категории помещения по уровню пожарной опасности.

Например, в ходе работы над проектом коворкинга Avenue PAGE мы получили от архитектора план полов и конструкций и увидели, что на первом этаже нужны будут напольные покрытия двух типов:

—  в open space и кафе разрешены любые покрытия класса КМ2. Мы выбрали виниловую плитку, альтернативой могла бы стать ковровая;

— для центральной части, идущей от входа к лифтовым холлам, нужно было подобрать материалы класса КМ1, т.к. это путь эвакуации, к которому предъявляются . Отделка другого класса при возгорании будет выделять токсичные вещества, что затруднит эвакуацию (нарушение выявила бы первая же проверка). Выбор был небольшой, но удалось найти не только безопасное, но и стильное решение — керамогранит. 

В альбом рабочей документации мы включаем детальную информацию: тип напольного покрытия, его характеристики и размер.

Чтобы все схемы были понятны, важные детали расписываем отдельно в альбоме рабочей документации. 

На них во время работы могут ориентироваться строители и другие специалисты.

То, чем мы, как дизайнеры, не занимаемся, фиксируем в договоре и пояснительной записке к альбому рабочей документации. Как правило, можем посоветовать партнеров, которые специализируются на решении подобных задач.

Так, дизайнеры не занимаются проектированием инженерных систем и системы вентиляции.

Участие специалистов в разработке проекта офиса позволяет исключить опасность для жизни и здоровья сотрудников, а также минимизировать риск возникновения проблем с проверяющими. 

Что включает в себя?

Правила поведения в коллективе для всех должны быть одинаковыми. Каждый сотрудник должен уважать своего начальника и не относиться к нему враждебно. Сотрудник должен способствовать положительной атмосфере в коллективе. В процессе взаимоотношений между коллегами могут возникать спорные ситуации – стоит избегать их или стараться сглаживать острые углы.

В любом коллективе существуют свои правила. Они могут быть зафиксированы в корпоративном кодексе, а могут носить негласный характер. В некоторых учреждениях запрещено брать документы домой или пользоваться переносными запоминающими устройствами. К негласным правилам может относиться обязательное посещение корпоративных мероприятий и символические подарки коллегам на праздники

Важно следить за своей речью и не обсуждать других. Стоит внимательно выбирать темы для разговоров и не говорить слишком много о себе – это уже эстетическая сторона в воспитании и поведении каждого конкретного человека

Правила взаимоотношений руководителя и подчинённого острого регламентированы. С руководителем и всеми вышестоящими по должности лицами нельзя общаться излишне фамильярно или переходить на «ты».

В новом коллективе нужно узнать об основных правилах поведения – могут существовать особенности отношений между сотрудниками и руководителем. В отношении с коллегами нужно соблюдать такт

Важно знать о наличии дресс-кода в компании. В случае если необходимости покинуть рабочее место, стоит выяснить каким образом это оформляется: достаточно ли устно переговорить с руководителем или необходимо писать письменное заявление

Офисная одежда играет немаловажную роль в деловом этикете. При выборе одежды для работы нужно соблюдать несколько правил:

• не стоит одевать вещи из самодельного трикотажа;
• женщинам обязательно одевать колготки или чулки даже в жаркие летние дни;
• девушкам нужно следить за длиной юбок и цветом одежды;
• платья в офисе допустимо носить только самых строгих фасонов.

Женщинам стоит избегать обилия украшений. Предпочтение стоит отдавать одной вещи, но из драгоценных металлов. Нельзя носить украшения поверх трикотажных и шерстяных вещей. Религиозную символику недопустимо носить напоказ. И один из самых основных моментов – парфюм. Желательно его полное отсутствие в дневное время, особенно если в кабинете находится несколько человек: запах туалетной воды может быть неприятен окружающим, а у некоторых даже вызывать приступы аллергической реакции.

Жесткое соблюдение дресс-кода осуществляется в основном в крупных компаниях. В некоторых учреждениях запрет существует только на джинсы. Есть учреждения, где дресс-кода нет как такового. Но это не означает, что не следует соблюдать элементарных правил в подборе своей одежды.

Цветовое решение офиса

Как подсказывает зарубежный и отечественный опыт, отделка и цветовое решение каждого конкретного кабинета и офиса индивидуально, но существуют определенные нормативы, проверенные многолетней практикой эксплуатации, которых следует придерживаться. Помимо субъективных предпочтений учитываются еще и рекомендации цветовой психологии. Оптимальным вариантом является такой, когда стены, потолок, полы выдерживаются в светлой гамме, а яркие цветовые акценты (см. фото) переносятся на рабочие кресла, диваны и стулья. Офисные стулья могут иметь сочные цвета, которые редко используются в мягкой мебели для жилых зданий. Не исключаются и такие варианты, когда нейтральной палитре можно противопоставить современное решение: выкрасить помещение в глубокий, богатый цвет, который может быть доминирующим, а дополнительные цвета могут ему подчиняться. Подобное цветовое решение требует определенного такта и аккуратности, так как насыщенные глубокие тона обладают свойством «надоедливости».

Выбор цвета для офиса зависит также от того, каких условий требует работа: сосредоточения или стимуляции и оживления.

Холодные нейтральные цвета создают деловое настроение, теплые насыщенные тона подходят для творческой атмосферы, способствуют дружественному рабочему климату. Цветовое решение зависит от качества освещения и от того, на какую сторону выходят окна. Если окна обращены на север, лучше предпочесть теплые тона. Если окна выходят на юг или в офисе применяется искусственное освещение — стены делают светлыми, холодного оттенка.

Переговорные комнаты и демонстрационные залы, где сотрудники пребывают недолгое время, могут быть окрашены в более яркие и насыщенные тона. Психологи утверждают, что они располагают к общению, и из-за непродолжительного присутствия утомляемость не будет чувствоваться. Но при этом нельзя забывать о сохранности единого стилевого решения офиса. Как правило, следует выбирать цвета, близкие к природным, или нейтральные.

Традиционное изречение: «Театр начинается с вешалки…» в полной мере можно отнести и к офису, дизайн и мебель которого всегда соответствуют имиджу компании и вкусу его руководителей.

Создавая интерьер, специалисты прежде всего думают о гармонии, где мебель, оборудование и цветовая отделка стен, пола и потолка должны представлять собой единый ансамбль. Именно он является «спутником» комфорта и уюта любого рабочего помещения.

Для корпусной офисной мебели предпочтительна сдержанная цветовая гамма и нейтральные неяркие тона: серый, белый, бежевый, реже — черный. Хороша также мебель цвета «под дерево», она привносит в помещение уют.

Главное требование и к корпусной, и к модульной мебели, чтобы она не акцентировала на себе внимания и не раздражала глаза.

Необходимость все делать вовремя

Правила делового этикета в офисе, государственном учреждении требуют того, чтобы вы всегда приходили на работу вовремя, выполняли все задания в срок. Недопустимы опоздания, задержка работы, которую нужно сдавать в точно обещанное время.

Никогда не пропускайте деловые встречи, приходите на них заранее, чтобы не подвергать риску репутацию компании, а не только свою собственную. Если вам нужно задержаться, предупредите об этом заранее, начальство должно быть осведомлено, где вы находитесь. Помните, что соблюдение точности, пунктуальности во всех делах – это непременные правила делового этикета государственного служащего и офисного работника, а также проявление уважения к окружающим, естественное для любого воспитанного человека.

Оpen space как приветствовать всех

Мебель – важная составляющая стильного офиса

Огромную роль в дизайне офиса любой компании играет мебель. К ней выдвигаются множество требований. Мебель должна быть функциональной, комфортной, безопасной. Офис нельзя сильно загромождать. Количество предметов, их функциональность необходимо рассчитать заранее

Очень важно, чтобы купленные предметы полностью соответствовали выбранному стилевому направлению

Все предметы офисной мебели должны сочетаться как друг с другом, так и с окружающей обстановкой

Важно, чтобы рабочее пространство сотрудника было простым, лаконичным и уютным

Для русских характерна добротная деревянная мебель

Англичанам свойственна утонченность, которая переносится в дизайн офиса и подбор мебели для него

Расставлять рабочие места можно разным способом. Большой популярностью пользуются линейная, угловая расстановки. Многие поступают нестандартно – используют мебель в качестве инструмента зонирования, расставляя ее в хаотичном порядке.

Обед за рабочим столом

Правила корпоративного поведения в этом вопросе категоричны. Обед на рабочем месте недопустим. Здесь и санитарно-гигиенические требования, и просто соблюдение элементарных норм этики и этикета, не позволяющие воспитанному человеку принимать пищу одному в окружении работающих коллег. Руководство большинства серьезных фирм сегодня организует специальную комнату для приема пищи, а в некоторых офисах пользуются услугами кейтеринга – доставкой офисных обедов. Если же таких условий нет, то придется прогуляться до ближайшего кафе или столовой. Корпоративными офисными правилами на рабочем месте допускается лишь чашечка чая или кофе.

Виды

Подарки коллегам

Ситуация выбора подарка с учетом делового корпоративного этикета возникает в различных праздничных случаях. Это может быть коллективный подарок руководителю в честь какого-либо события. В таком случае личный подарок считается неуместным. А вот памятная надпись от коллектива будет желательна.

Если речь идет о коллегах, то здесь обязательным является правило, исключающее дорогие подарки. Если планируются подарки нескольким коллегам, логично, чтобы они были однотипными. Во многих коллективах принято поздравлять именинников и вручать деньги. Хороший тон требует, чтобы они обязательно были в специальном подарочном конверте.

Категорически нельзя дарить коллегам:

1. одежду, за исключением галстуков, шарфов и платков;
2. предметы, связанные с религиозной символикой;
3. вещи, бывшие в употреблении, за исключением антиквариата;
4. предметы домашнего обихода (посуда, домашний текстиль)

Разумнее всего остановить свой выбор на сувенирной продукции, канцелярских товарах, полиграфических изданиях, хороших сортах кофе или чая. Независимо от выбора, следует предусмотреть подарочную упаковку.

Соблюдение офисного этикета призвано защищать интересы компании, работает на достижение основных целей предприятия, способствует формированию ее имиджа. Не стоит забывать и том, что самому сотруднику, корпоративный этикет дает возможность чувствовать себя частью единого целого, формирует ощущение причастности и защищенности.

Этикет деловой переписки

Компьютеры и оргтехника

Зачастую техника приобретается в офис по принципу «Увидел у партнера/конкурента» или «Мне посоветовали». Подбором техники должен заниматься специалист, который поможет сделать правильный выбор. Так, для отделов с нетребовательными к компьютерному железу задачами вроде рядовых менеджеров можно установить бюджетные машины на встроенном видеоядре, например моноблоки младшего модельного ряда. А вот экономия на машинах для отдела программистов – неблагодарное занятие. Тут уже нужно действовать из принципа «Мощнее железо – эффективнее работа».

На чем точно не нужно экономить – это на мониторах. Большая часть работы офисных сотрудников связана с компьютерами, и почти все время работники смотрят в монитор. Если это низкокачественные TFT-мониторы из прошлого десятилетия, то от длительной работы у человека могут быть последствия в виде ухудшения зрения, появления слабости и снижения уровня работоспособности. Конечно, не нужно впадать в крайности и покупать 27-дюймовые мониторы от Apple. Для комфортной работы будет достаточно IPS-матрицы с диагональю от 21 дюйма.

Малознакомые люди: как себя с ними вести?

Иногда вы можете оказаться наедине с людьми, которых едва знаете, — ими могут быть и коллеги, и приходящие сотрудники, и какие-то клиенты либо партнеры, которых пригласили на переговоры или планерку. Что же делать, если мероприятие никак не начнется, а вы проводите время в замкнутом пространстве рабочей комнаты?

Попробовать завести легкий и ни к чему не обязывающий разговор, внятно и четко представившись. Если ваш собеседник тоже настроен пообщаться, он с удовольствием ухватится за такую возможность поговорить — и прекрасно. В случае, когда ответы вашего визави скупы и явно неохотно даются, лучше перестать навязывать общение и занять себя любым другим способом — рисовать в блокноте или смотреть в окно, например.

Во время подобного диалога постарайтесь оставлять пространство для ответов, воздержитесь от слишком плоских и избитых шуток — тогда вы не будете выглядеть навязчивым болтуном и пустословом.